Tugas dan Fungsi Perwakilan RI

Bekerja di Perwakilan RI merupakan impian bagi banyak orang. Selain berkesempatan dapat bekerja untuk mengabdi kepada Negara Republik Indonesia juga memiliki kesempatan tinggal di luar negeri ataupun melanjutkan pendidikan di negara penempatan. Menarik bukan? 

Melanjutkan artikel yang saya tulis sebelumnya tentang jenis dan bentuk Perwakilan RI di Luar Negeri. Pada kesempatan ini saya ingin membahas lebih lanjut tentang apa saja tugas dan fungsi Perwakilan RI. Menurut saya pemahaman ini sangat dibutuhkan karena bisa sebagai gambaran tugas pekerjaan khususnya buat teman-teman yang berkeinginan menjadi diplomat ataupun Local Staff di Perwakilan RI.

Berikut ini adalah Fungsi Perwakilan RI berdasarkan Keputusan Presiden RI No. 108 Tahun 2003 Tentang Organisasi Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri pasal 5 & 7 yang menjelaskan :

Perwakilan Diplomatik menyelenggarakan fungsi: 

1. Peningkatan dan pengembangan kerja sama politik dan keamanan, ekonomi, sosial dan budaya dengan Negara Penerima dan/atau Organisasi Internasional;
2. Peningkatan persatuan dan kesatuan, serta kerukunan antara sesama Warga Negara Indonesia (WNI) di luar negeri;
3. Pengayoman, pelayanan, perlindungan dan pemberian bantuan hukum dan fisik kepada WNI dan Badan Hukum Indonesia (BHI), dalam hal terjadi ancaman dan/atau masalah hukum di Negara Penerima, sesuai dengan peraturan perundangundangan nasional, hukum internasional, dan kebiasaan internasional;
4. Pengamatan, penilaian, dan pelaporan mengenai situasi dan kondisi Negara Penerima;
5. Konsuler dan protokol;
6. Perbuatan hukum untuk dan atas nama Negara dan Pemerintah Republik Indonesia dengan Negara Penerima;
7. Kegiatan manajemen kepegawaian, keuangan, perlengkapan, pengamanan internal Perwakilan, komunikasi dan persandian;
8. Fungsi-fungsi lain sesuai dengan hukum dan praktek internasional.

Perwakilan Konsuler menyelenggarakan fungsi:

1. Perlindungan terhadap kepentingan WNI dan BHI di wilayah kerja dalam wilayah Negara Penerima;
2. Pemberian bimbingan dan pengayoman terhadap WNI dan BHI di wilayah Negara Penerima;
3. Consuler dan protokol;
4. Peningkatan hubungan perekonomian, perdagangan, perhubungan, kebudayaan, dan ilmu pengetahuan;
5. Pengamatan, penilaian, dan pelaporan mengenai kondisi dan perkembangan di wilayah kerja dalam wilayah Negara Penerima;
6. Kegiatan manajemen kepegawaian, keuangan, perlengkapan, pengamanan internal Perwakilan, komunikasi dan persandian;
7. Fungsi-fungsi lain sesuai dengan hukum dan praktek internasional.   

Berdasarkan Konvensi Wina 1961, disebutkan juga bahwa fungsi perwakilan diplomatik adalah:

1. Mewakili kepentingan negara pengirim di negara penerima
2. Melindungi kepentingan negara pengirim dan warga negaranya di negara penerima di dalam batas-batas yang diizinkan oleh hukum internasional
3. Mengadakan persetujuan dengan pemerintah negara penerima
4. Memberikan keterangan tentang kondisi dan perkembangan negara penerima, sesuai dengan undang-undang dan melaporkan kepada pemerintah negara pengirim.
5. Memelihara hubungan persahabatan antara kedua negara.

Perlu diketahui bahwa kerja Diplomat Indonesia di Perwakilan RI umumnya terbagi menjadi empat Fungsi, yaitu :

Fungsi Politik, bertugas menyelenggarakan dan memperjuangkan kepentingan nasional Indonesia di bidang politik di negara penerima (wilayah akreditasi) melalui peningkatan hubungan dan kerjasama bilateral kedua negara.

Fungsi Ekonomi, dalam tugas sehari-harinya adalah membantu Kepala Perwakilan dalam upaya meningkatkan hubungan dan kerja sama ekonomi bilateral kedua negara khususnya di sektor investasi dan pariwisata melalui kegiatan-kegiatan operasional yang sesuai dengan visi dan misi perwakilan.

Fungsi Penerangan Sosial Budaya, menargetkan adanya arus informasi yang lancar antar kedua negara, meningkatkan citra Indonesia, lebih memperkenalkan budaya nasional dan meningkatkan kerjasama sosial budaya antara kedua belah pihak. Untuk menopang hal tersebut, maka kerjasama dengan media masa dan kalangan publik menjadi sangat penting. Dalam era informasi yang serba cepat ini kegiatan yang dilaksanakan harus dikemas secara cantik untuk kemudian disajikan dalam etalase yang menarik sehingga banyak manfaat bisa dipetik.

Fungsi Protokol dan Konsuler, tugas kekonsuleran mencakup pelayanan notariat, kehakiman, jasa konsuler, serta perlindungan WNI dan BHI di negara akreditasi. Termasuk di dalamnya tugas seperti penerbitan paspor baru, perpanjangan paspor diplomatik dan dinas, pencatatan lapor diri WNI di luar negeri, pendataan WNI, pengajuan calling visa, legalisasi dokumen, pengurusan ijin bagi pesawat / kapal asing di wilayah RI, dan penerbitan surat keterangan bagi WNI di negara akreditasi. Sedangkan pelaksanaan tugas keprotokolan adalah memberikan pelayanan keprotokolan bagi kunjungan tamu dari Indonesia selama berada di negara akreditasi dan melaksanakan upacara-upacara kenegaraan serta perayaan hari-hari nasional dan hari besar lainnya, melalui kerjasama dengan fungsi lainnya di KBRI. ​

Setiap fungsi di Perwakilan RI tersebut saling bersinergi satu sama lain, mulai dari mempererat kerja sama Polhukam (Politik, Hukum dan Keamanan), menarik investasi, promosi budaya sampai dengan Pelayanan publik dan Perlindungan WNI di luar negeri. Di beberapa Perwakilan RI juga mendapat bantuan personel khusus dari Kementerian atau Instansi terkait di luar Kementerian Luar Negeri Indonesia yang biasa disebut atase teknis. Atase teknis ini bertanggung jawab pada satu bidang tertentu seperti:

1. Atase Perdagangan,
2. Atase Pertahanan,
3. Atase Pendidikan,
4. Atase Kepolisian,
5. Atase Perhubungan,
6. Atase Imigrasi, dan lainnya.

Masing-masing Perwakilan RI memiliki karakteristik yang berbeda-beda tergantung pada kepentingan Indonesia dan kondisi Negara Penerima tersebut. Misalnya saja Perwakilan RI di Kuala Lumpur, Malaysia yang lebih memfokuskan terhadap Perlindungan WNI, dikarenakan banyaknya WNI di negara tersebut. Hal ini akan sangat berbeda jika dibandingkan dengan Perwakilan RI yang berada di wilayah konflik misalnya di Afghanistan dimana harus menghadapi tantangan keamanan dari konflik bersejata, ancaman kesehatan, ataupun kriminalitas yang tinggi. Namun kondisi tersebut tidak menjadi penghalang bagi para diplomat RI di Perwakilan yang akan terus berjuang untuk tetap menjaga kepentingan Indonesia dan melindungi WNI di luar negeri. 

Bagaimana teman-teman? Apakah sudah mendapatkan gambaran fungsi dan tugas yang akan dilakukan jika berkesempatan untuk bekerja di Perwakilan RI? Semoga bisa memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan membaca artikel ini.

Referensi:

YouTube MoFA Indonesia

KBRI Den Haag Belanda

Keppres No. 108 Th. 2003 Tentang Organisasi Perwakilan di Luar Negeri

Kompas.com : Perwakilan Diplomatik Indonesia, Fungsi dan Tugasnya  

Mengenal Perwakilan RI di Luar Negeri

Pernah dengar tentang isu-isu yang menimpa WNI di luar negeri? Atau bahkan pernah berpikir kira-kira siapa sih yang bertugas memberikan perlindungan WNI ketika tinggal di Luar Negeri? Itu semua adalah salah satu bentuk tugas dari Perwakilan RI di Luar Negeri.

Lebih jelasnya Kantor Perwakilan Indonesia yang berada di luar negeri atau yang sering disebut sebagai Perwakilan RI adalah perwakilan diplomatik dan perwakilan konsuler yang secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan Bangsa, Negara dan Pemerintah Indonesia di negara lain atau pada Organisasi Internasional. Jadi singkatnya Perwakilan RI merupakan rumah bagi WNI di Luar Negeri. Perlu diketahui bahwa Perwakilan RI terdiri atas:

1. Perwakilan Diplomatik, yaitu Perwakilan RI yang melaksanakan kegiatan diplomatik di seluruh wilayah negara Penerima atau Organisasi Internasional.
2. Perwakilan Konsuler, yaitu Perwakilan RI yang melaksanakan kegiatan konsuler di wilayah kerja tertentu dalam wilayah negara Penerima.

Saat ini Perwakilan RI ada 132 kantor perwakilan di seluruh dunia, diantaranya terdiri dari:

    a. 95 kantor Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI)

    b. 30 kantor Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI)

    c. 4 kantor Konsulat Republik Indonesia (KRI)

    d. 3 kantor Perutusan Tetap Republik Indonesia (PTRI)

Bedanya apa aja sih?

Yang Pertama, KBRI adalah Perwakilan utama Indonesia yang berdiri di ibukota suatu negara dan dipimpin oleh Duta Besar. Tugas utama KBRI yaitu membina hubungan dan membela kepentingan Indonesia dengan suatu negara dibidang politik, ekonomi, sosial budaya, dan perlindungan WNI.

Kedua, KJRI dipimpin oleh Konsul Jenderal dan bertugas membantu KBRI di suatu negara untuk peningkatan ekonomi, sosial budaya, dan pelayanan WNI di kota atau wilayah bernilai strategis bagi Indonesia.

Ketiga, KRI dipimpin oleh Konsul dan memiliki tanggung jawab memberikan pelayanan WNI dan kekonsuleran di suatu wilayah di dalam negara penerima.

Keempat, PTRI dipimpin oleh Wakil Tetap RI setara Duta Besar yang bertugas untuk mewakili Indonesia pada Organisasi Internasional. Indonesia hanya memiliki tiga PTRI yaitu PTRI untuk PBB di New York, PTRI untuk PBB di Genewa dan PTRI untuk ASEAN di Jakarta. 

Lalu siapa aja yang bekerja di Perwakilan RI? Mengingat Perwakilan RI merupakan lembaga negara yang berada dibawah naungan Kementerian Luar Negeri Indonesia, jadi sudah tentu yang bekerja di Perwakilan RI adalah para diplomat Indonesia yang ditugaskan oleh Menteri Luar Negeri Indonesia untuk menjalankan visi dan misi Indonesia di luar negeri. Sebagai informasi bahwa Perwakilan RI pertama kali didirikan di Singapura; Bangkok, Thailand; dan New Delhi, India pada tahun 1947 hingga Perwakilan RI yang terakhir di Yaounde, Kamerun yang ditetapkan pada tahun 2020. Baca juga pembahasan mengenai Tugas dan Fungsi Perwakilan RI pada blog berikutnya.

Jadi gimana? Apakah kalian tertarik bekerja di Perwakilan RI? Kebetulan Kementerian Luar Negeri Indonesia juga membuka kesempatan bagi WNI untuk bekerja di Perwakilan RI sebagai Local Staff. Untuk tahu apa saja tugas-tugas sebagai Local Staff, baca selanjutnya tentang Local Staff di Perwakilan RI.

Sumber :

YouTube MoFA Indonesia

Website Kementerian Luar Negeri Indonesia 

Magang di KBRI Manila, Philippines

Belajar di jurusan Hubungan Internasional membuat saya untuk mengambil langkah magang di salah satu Perwakilan RI di luar negeri yaitu  KBRI Manila di Filipina. Tujuan saya pilih KBRI Manila karena selain magang saya juga ingin menggali informasi untuk melengkapi data skripsi. Skripsi yang saya ambil mengenai Upaya KBRI Manila Dalam Pembebasan WNI dari Penyanderaan ASG di Filipina Tahun 2016. Tentu saja saya sangat berharap bisa memperoleh sumber data yang akurat dari KBRI Manila untuk menunjang kelancaran skripsi.

Langkah awal untuk proses magang di KBRI Manila kita harus menanyakan ketersediaan lowongan untuk magang melalui email atdikbud.manila@kemlu.go.id. Atdikbud atau Atase Pendidikan dan Budaya adalah Fungsi di KBRI Manila yang menangani program magang. Saat itu kebetulan KBRI Manila sedang tidak ada permintaan magang dari mahasiswa Indonesia, jadi saya boleh mengajukan kapan saja untuk magang disana. Lalu saya mengirimkan berkas yang diminta oleh KBRI, antara lain:

1. CV 
2. Cover Letter
3. Surat Rekomendasi dari kampus
4. Transkrip nilai semester terakhir

Bulan April 2017 saya berangkat ke Filipina untuk magang di KBRI Manila. Apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum berangkat? Tentunya tiket pesawat, uang saku dan akomodasi. Perlu diketahui bahwa KBRI Manila tidak menyediakan fasilitas akomodasi untuk peserta magang. Jadi lebih baik sisakan waktu beberapa hari di Manila sebelum jadwal magang dimulai untuk mencari tempat tinggal disana. Selain itu, dikarenakan saya mengajukan magang selama dua bulan jadi saya hanya mendapatkan free visa untuk tinggal di Filipina selama 30 hari dan selanjutkan harus mengurus visa extend ke kantor imigrasi terdekat. Terkait hal ini, jika hanya ingin mengajukan program magang selama satu bulan dan memanfaatkan free visa, sangat disarankan untuk menyiapkan Tiket Pulang ke Indonesia. Karena itu menjadi suatu persyaratan dari imigrasi Filipina bagi yang ingin tinggal di Filipina dengan menggunakan Free Visa 30 hari, apabila tidak bisa menunjukkan tiket pulang maka sudah pasti tidak bisa masuk Filipina.

Selama kurang lebih dua bulan saya magang disana, saya diberi kesempatan untuk magang di tiga fungsi diantaranya :

1. Fungsi Protokol dan Konsuler
2. Fungsi Politik
3. Fungsi Penerangan Sosial dan Budaya

Apa saja tugas saya di Fungsi Protokol dan Konsuler? Di fungsi ini saya diajarkan mengenai pelayanan publik seperti pembuatan visa, paspor, legalisasi dokumen penting, mengupdate data WNI dari data imigrasi Filipina, memberikan pelayanan terhadap WNI di Filipina, dll. Disini saya dilatih dalam berkomunikasi dan public relations. Karena tentunya di Fungsi ini kita akan bertemu banyak orang baik WNI maupun orang asing yang ingin mengurus visa atau dokumen lainnya. Jadi kita juga harus menjaga nama baik KBRI di depan para customer. Selain itu saya juga menggali informasi untuk  data skripsi mengenai peraturan Perlindungan WNI dan BHI di Filipina. 

Selanjutnya saya diberi kesempatan magang di Fungsi Politik. Kebetulan jadwal magang saya di Fungsi ini, bersamaan dengan berlangsungnya ASEAN Summit 2017 yang diselenggarakan di Sofitel hotel di Manila. Peran KBRI Manila dalam acara tersebut tentunya menyediakan fasilitas diplomatik kepada Presiden RI dan para delegasi Indonesia yang hadir pada acara tersebut. Sehingga diawal minggu kegiatan saya lebih fokus untuk membantu persiapan acara tersebut. Kegiatan lain yang saya lakukan di Fungsi ini yaitu membuat rangkuman berita mengenai isu-isu politik baik isu poltik nasional maupun isu politik antara Indonesia dengan Filipina. Selain itu saya juga bisa melakukan interview dengan bapak diplomat yang saat itu bertugas di Fungsi Politik KBRI Manila untuk menggali informasi mengenai isu terkait topik skripsi yang saya tulis. Untuk isu terkait Abu Sayyaf ini akan saya tulis pada blog selanjutnya.

Di Fungsi Penerangan Sosial dan Budaya saya diberikan tugas untuk merangkum isu-isu terkait perkembangan sosial dan budaya yang sedang terjadi di Filipina atau yang terkait dengan perkembangan hubungan Indonesia dan Filipina. Saya juga berkesempatan mewakili KBRI Manila untuk ikut menghadiri acara Waisak yang diselenggarakan oleh Kedutaan Srilanka di Filipina. Selain itu, saya juga diberi kesempatan oleh ibu diplomat yang saat itu bertugas di Fungsi Pensosbud untuk ikut membantu menyusun jawaban dari pertanyaan penelitian yang dilakukan oleh beberapa student Filipina terkait Indonesia. Disini kemampuan skill saya untuk berdiplomasi tetang sosial dan budaya Indonesia sangat dilatih. Kegiatan lain yang saya lakukan di Fungsi ini antara lain ikut berpartisipasi dalam meeting antara Fungsi Pensosbud dengan IDN (Indonesian Diaspora Network) chapter Manila, dan juga berpartisipasi dalam persiapan acara Bazaar di KBRI Manila.

Banyak sekali pengalaman yang bisa digali pada saat magang di Perwakilan RI, apalagi jika jadwal magangnya bertepatan dengan hari-hari besar seperti hari kemerdekaan Indonesia atau yang lainnya pastinya akan banyak kesempatan untuk ikut terlibat diberbagai kegiatan. Selain bisa mengimplementasikan skill juga berkesempatan memperluas networking baik dengan staff di KBRI maupun dengan masyarakat lokal. Sekian artikel ini, semoga bisa memberikan sedikit gambaran pekerjaan buat teman-teman yang ingin magang ataupun teman-teman yang berniat mendaftar Local Staff di Perwakilan RI.

Local Staff/ Pegawai Setempat di Perwakilan RI

Dalam rangka mendukung penyelenggaraan misi Perwakilan RI di luar negeri, Kementerian Luar Negeri Indonesia memberikan kesempatan bagi WNI yang memenuhi syarat untuk menjadi bagian dari Perwakilan RI melalui rekrutmen Pegawai Setempat/ Local Staff. Apa itu Local staff (LS) ? Local Staff yang saya maksud disini adalah pegawai tidak tetap yang bekerja di Perwakilan RI di luar negeri dengan masa kontrak minimal 2 (dua) tahun dan dapat diperpanjang sesuai peraturan yang berlaku di negara akreditasi. Seleksi Local Staff ini diselenggarakan oleh Kementerian Luar Negeri Indonesia, yang kemudian peserta seleksi Local Staff yang lolos akan diposting ke berbagai kantor Perwakilan RI yang ada di seluruh dunia.

Perwakilan RI di luar negeri ada sekitar 132 kantor perwakilan yang menyebar di seluruh dunia dan terdiri dari empat macam, antara lain :

1. KBRI (Kedutaan Besar Republik Indonesia) terdapat 95 kantor perwakilian,
2. KJRI (Konsulat Jenderal Republik Indonesia) terdapat 30 kantor perwakilan,
3. KRI (Konsulat Republik Indonesia) terdapat 4 kantor perwakilan, 
4. PTRI (Perutusan Tetap Republik Indonesia) terdapat 3 kantor perwakilan.

Nah, jika berminat ingin mencari pengalaman kerja di luar negeri, kesempatan kerja ini sangat cocok tentunya. Lalu apa saja tugas-tugas seorang Local Staff di Perwakilan RI? Local Staff  adalah supporting staff di Perwakilan RI di luar negeri, yang bertugas untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas Diplomat/ Home Staff dan Kepala Perwakilan dalam mewujudkan visi misi Perwakilan RI pada fungsi Politik, Ekonomi, Penerangan Sosial Budaya, Protokol dan Konsuler, dan Administrasi. Tugas-tugas tersebut antara lain seperti memberikan dukungan kepada fungsi-fungsi di Perwakilan RI, menyediakan pelayanan kepada publik, menyiapkan aspek teknologi informasi, mengerjakan tugas administrasi keuangan dan perlengkapan hingga memberikan dukungan umum kepada Perwakilan RI guna menyukseskan misi Perwakilan RI di luar negeri. 

Apakah Local Staff sama dengan Diplomat? Tentunya tidak sama. Karena local staff adalah pegawai tidak tetap non-PNS yang dipekerjakan di Perwakilan RI di luar negeri dengan kontrak kerja. Sedangkan, Diplomat adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS) Kementerian Luar Negeri yang ditugaskan pada Perwakilan RI selama kurun waktu tertentu (3-4  tahun). Local staff juga diharuskan untuk dapat bekerja secara  profesional, terampil, taat, jujur, berdedikasi, mampu bekerja sama dan memiliki rasa tanggung jawab untuk mendukung tugas dan misi Diplomasi RI.

Lalu apa saja hak-hak yang diperoleh Local Staff? Local Staff berhak atas gaji, social security dan provident fund (uang pesangon). Nah, gaji yang akan diperoleh Local Staff juga dalam bentuk currency US dollar bukan currency negara penempatan dengan besaran gaji yang berbeda-beda tergantung biaya hidup masing-masing negara akreditasi.

Meskipun ada peluang besar untuk ditugaskan di Perwakilan RI di negara-negara yang keren dan maju, namun kita tidak bisa memilih sendiri di negara mana kita ingin ditempatkan, jadi harus siap dimanapun akan ditempatkannya. Karena hanya pihak Kemlu yang berhak mengusulkan kita ke Perwakilan RI yang sedang membutuhkan Local Staff sesuai kriteria yang kita miliki. Berikut persyaratan untuk mendaftar sebagai Local Staff antara lain :

1. Surat Lamaran yang ditujukan ke Kepala Biro SDM Kemlu,
2. CV terbaru,
3. Fotokopi ijazah dan transkrip nilai yang sudah di legalisir,
4. Fotokopi KTP,
5. Fotokopi SIM A,
6. Sertifikat Bahasa Asing

Berhubung pada tahun 2020 ini terdapat kendala adanya pandemi Covid 19, maka Kemlu mengubah regulasi perekrutan yang biasanya pelamar harus mengirimkan berkas ke Kementerian Luar Negeri RI di Pejambon, Jakarta Pusat. Namun kali ini merujuk pada informasi yang dikeluarkan Kemlu melalui website https://ecps.kemlu.go.id, proses pengiriman berkas harus dikirimkan melalui email yang sudah disediakan. 

Pada umumnya tahapan seleksi Local Staff ini cukup panjang dan memakan waktu cukup lama sekitar enam bulan atau lebih. Tahapan seleksinya sebagai berikut :

• Seleksi Administrasi dan Berkas
• Tes Pengetahuan Umum & Komputer, dan Tes Kemampuan Bahasa Asing
• Profiling Assessment
• Wawancara Panel dengan pihak Kemlu
• Pengusulan ke Perwakilan RI
• Wawancara dengan Perwakilan RI
• Pengumuman Hasil

Setelah dinyatakan lolos seleksi, calon Local Staff sebelum berangkat posting ke Perwakilan RI, akan dibekali Pendidikan & Pelatihan/ Diklat yang kurang lebih selama dua minggu hingga satu bulan mengenai bidang yang terkait pada fungsi-fungsi yang ada di Perwakilan RI. Jika ingin tahu lebih lanjut silahkan baca juga tentang Pengalaman Lolos Pegawai Setempat di Perwakilan RI di Luar Negeri dan Tugas dan Fungsi Perwakilan RI. Sebagai gambaran kegiatan di Perwakilan juga bisa membaca pengalaman saya Magang di KBRI Manila, Philippines. Sekian artikel mengenai Local Staff di Perwakilan, semoga bermanfaat.